Per Ufficio Stampa si intende un organo di aziende pubbliche o private che si occupa di gestire tutte le comunicazioni verso l’esterno. In genere, chi si occupa di tali comunicazioni è l’addetto stampa che ha il compito di gestire i rapporti con i diversi organi di informazione, soprattutto i mass media.
Il professionista o il team in questione (che talvolta può essere composto da giornalisti, solitamente pubblicisti) deve essere sempre aggiornato su quanto accade nel mercato di riferimento e tenere sotto controllo quanto si dice sulla propria azienda (propriamente si fa riferimento ad una rassegna stampa che rappresenta una ricognizione di tutte le uscite sugli altri organi di informazione) per poter intervenire tempestivamente in caso di necessità.
L’Ufficio Stampa rappresenta un organo fondamentale nel momento di una crisi, sia per i grandi Brand che per quelli più piccoli, poiché la crisi può arrivare:
- da un messaggio o una campagna sbagliati;
- dalla creazione/acquisto/utilizzo di un prodotto fallace o realizzato con ingredienti o materiali nocivi;
- da azioni illegali da parte dei dirigenti o di chi lavora all’interno dell’azienda.
Quando accadono situazioni simili, l’Ufficio Stampa può indire una conferenza stampa invitando giornalisti, rappresentanti di testate o di blog online; si dirama un comunicato stampa che in poche righe (utilizzando il sempreverde principio delle 5 W: What, Where, Who, When e Why) cerca di spiegare, alleggerire, chiarire o sistemare la situazione, approfondendo o annunciando un approfondimento di quanto accaduto e riportando – se necessario – le eventuali scuse aziendali.
Sia la conferenza stampa che i comunicati stampa vengono utilizzati anche in casi positivi come per esempio per annunciare Partnership tra aziende, nuove acquisizioni, traguardi raggiunti ecc.
L’ufficio stampa ha il compito di individuare con accuratezza la notiziabilità di un argomento aziendale, sia esso legato a un prodotto o a un evento occorso in azienda. Questo agevola i giornalisti a scrivere di quell’argomento o trovare nuovi spunti per argomenti che, aggregati, fanno emergere l’autorevolezza dell’azienda in quel campo.
L’ufficio stampa che lavora bene, grazie a una serie di azioni ripetute, porta i giornalisti a riconoscere tra gli stakeholder di un determinato settore l’azienda, che ne beneficia perché viene interrogata in caso di programmazioni editoriali in cui può essere sentita la sua voce.
L’attività di Ufficio Stampa che mette in luce i numeri e li incamera secondo processi ben congeniati di Business Intelligence, può creare Osservatori interni alle imprese che diventano fonti importanti di dati per i mass media, con notevole beneficio per l’azienda.
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